Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Wir sind ein in Kap Verde ansässiges Reiseunternehmen und bieten unsere Leistungen gezielt deutschsprachigen Reisenden in der EU (insbesondere Deutschland, Österreich) und der Schweiz an. Da wir uns mit unserem Angebot an Personen in der Europäischen Union richten, findet die DSGVO nach dem Marktortprinzip (Art. 3 Abs. 2 DSGVO) auf uns Anwendung.

2. Vertreter in der Europäischen Union (Art. 27 DSGVO)

Da wir keinen Sitz in der EU haben, aber der DSGVO unterliegen, haben wir einen Vertreter in der Union benannt. Dieser ist Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen (er nimmt Anfragen entgegen und leitet sie an uns weiter). Die Benennung lässt unsere eigene Verantwortlichkeit und Haftung unberührt.

3. Allgemeines

Geltungsbereich: Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website soultours-kapverden.de und die darüber angebahnten Anfragen und Buchungen.

Grundsätzliche Rechtsgrundlagen: Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag/vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse). Für das Setzen bzw. Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät gilt zusätzlich § 25 TDDDG.

Verarbeitung in Kap Verde (Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss): Der Verantwortliche sitzt in Kap Verde. Für Kap Verde besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Buchungs- und anfragebezogene Daten, die wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Durchführung Ihrer Reise benötigen, werden daher in Kap Verde verarbeitet. Rechtsgrundlage für diese Übermittlung ist Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO (Übermittlung zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen; ohne die für Anfrage/Buchung erforderlichen Angaben können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten.

Datensicherheit: Unsere Website nutzt eine SSL-/TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol im Browser), um die Übertragung Ihrer Daten zu schützen.

4. Hosting und Auslieferung der Website (Go High Level / HighLevel Inc., USA)

Unsere Website wird technisch über die Plattform Go High Level ausgeliefert. Anbieter ist die HighLevel Inc., 400 North Saint Paul St., Suite 920, Dallas, TX 75201, USA. HighLevel verarbeitet in unserem Auftrag Daten, die beim Aufruf und der Nutzung der Website anfallen; hierüber haben wir mit HighLevel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Server-Logfiles: Beim Aufruf der Website werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite/Datei, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem). Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Auftritt).

Content Delivery Network (CDN): Statische Inhalte (z. B. Bilder, Skripte, Videos) werden über das CDN von HighLevel ausgeliefert, um Ladezeiten zu verbessern. Dabei wird Ihre IP-Adresse technisch bedingt an den CDN-Server übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies und ähnliche Technologien: Die Plattform setzt technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG; die zugehörige Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit nicht notwendige Cookies oder Tracking-Mechanismen zum Einsatz kommen, erfolgt dies nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Drittlandübermittlung USA: HighLevel Inc. verarbeitet Daten in den USA. HighLevel Inc. ist im offiziellen Register unter dataprivacyframework.gov (Teilnehmer-ID 4838) mit Status „Active“ für das EU-US Data Privacy Framework (sowie die UK-Erweiterung und das Swiss-US DPF) gelistet; für die USA besteht insoweit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Ergänzend stellt HighLevel EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) über seinen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit.

5. Domain- und E-Mail-Hosting (ALL-INKL.COM, Deutschland)

Die Domain sowie das E-Mail-Postfach werden gehostet bei:

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber: René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland.

Beim Domain-/E-Mail-Betrieb sowie beim E-Mail-Verkehr (z. B. Ihre Anfragen und unsere Angebote) werden die dabei anfallenden Daten in Deutschland verarbeitet. Mit ALL-INKL.COM besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kommunikation im Rahmen der Vertragsanbahnung/-abwicklung).

6. Kontaktformular und Bearbeitung von Anfragen (Leads)

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und ein Angebot zu erstellen. Verarbeitet werden insbesondere: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihre Nachricht sowie Ihre Reisewünsche (z. B. Reisezeitraum, Inseln, Personenzahl).

Technischer Ablauf: Die Formulardaten werden zunächst über einen von uns betriebenen eigenen Server in der EU verarbeitet (Middleware; gehostet bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, Serverstandorte in der EU). Von dort werden sie in unser CRM-System Go High Level (HighLevel Inc., USA) übergeben und der passenden Bearbeitungs-Pipeline zugeordnet. Mit Hetzner und mit HighLevel bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Zur Drittlandübermittlung in die USA gilt das unter Ziffer 4 Gesagte (DPF/SCC).

Zwecke: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Angebotserstellung, Kommunikation.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung und Organisation von Anfragen).

Speicherdauer: Wir speichern die Daten, bis Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist. Kommt ein Vertrag zustande, gelten die Aufbewahrungsfristen aus Ziffer 9. Andernfalls löschen wir die Anfragedaten, sobald sie nicht mehr benötigt werden, spätestens [z. B. 6–12 MONATE] nach dem letzten Kontakt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. KI-Telefonassistent (fonio.ai) geplant / sofern angeboten

Hinweis: Der nachfolgende Abschnitt gilt, sobald wir den KI-gestützten Telefonassistenten als Alternative zum Kontaktformular anbieten.

Für die telefonische Anfragebearbeitung setzen wir einen KI-gestützten Telefonassistenten ein. Anbieter ist die fonio GmbH, Joanelligasse 5/16, 1060 Wien, Österreich (FN 644725 a, Handelsgericht Wien). Mit fonio besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Verarbeitete Daten: Ihre Telefonnummer, die Sprach-/Gesprächsdaten, die Inhalte Ihres Anliegens sowie ggf. eine Aufzeichnung und deren Transkription. Der Assistent nimmt Ihr Anliegen auf und übergibt die daraus gewonnenen Kontakt- und Anfragedaten über unseren eigenen Server in der EU (Hetzner, siehe Ziffer 6) in unsere Go-High-Level-Pipeline.

Hinweis und Einwilligung zu Gesprächsbeginn: Zu Beginn des Gesprächs werden Sie darüber informiert, dass Sie mit einer KI sprechen und dass das Gespräch aufgezeichnet/transkribiert wird. Eine Aufzeichnung erfolgt nur, wenn Sie ausdrücklich einwilligen; widersprechen Sie, wird das Gespräch ohne Aufzeichnung fortgeführt oder beendet. Rechtsgrundlage für eine etwaige Aufzeichnung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist zugleich erforderlich, damit die Aufzeichnung nach § 201 StGB (Vertraulichkeit des Wortes) befugt ist. Rechtsgrundlage für die Bearbeitung Ihres telefonischen Anliegens im Übrigen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

Sub-Auftragsverarbeiter von fonio: fonio setzt zur Leistungserbringung Unterauftragsverarbeiter ein, u. a. Hetzner Online GmbH (Hosting, Deutschland), Microsoft Ireland Operations Ltd. (Cloud-Infrastruktur, Irland), Twilio Ireland Ltd. (Telefonie, Irland), OpenAI (Sprachmodell/LLM, USA), Deepgram Inc. (Speech-to-Text, USA) sowie weitere Sprach- und Echtzeit-Audio-Dienste (teils USA, teils EU-Datenresidenz). Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, ist dies durch das EU-US Data Privacy Framework und/oder EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Die jeweils aktuelle, vollständige Liste der genehmigten Sub-Auftragsverarbeiter ergibt sich aus der Datenschutz-Dokumentation von fonio (docs.fonio.ai).

Speicherdauer: Sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die bei fonio verarbeiteten Daten standardmäßig sechs Monate nach Vertragsende gelöscht; die bei uns gespeicherten Anfrage-/Vertragsdaten richten sich nach Ziffer 6 bzw. Ziffer 9.

8. Kommunikation per WhatsApp

Neben Telefon und E-Mail bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit uns über den Messenger-Dienst WhatsApp zu kommunizieren. Anbieter des Dienstes für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland; Muttergesellschaft ist Meta Platforms, Inc. bzw. WhatsApp LLC, USA.

Freiwilligkeit: Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig und erfolgt nur, wenn Sie diesen Kanal selbst wählen bzw. uns darüber kontaktieren. Wenn Sie WhatsApp nicht nutzen möchten, erreichen Sie uns gleichwertig per Telefon, E-Mail oder über unser Kontaktformular.

Verarbeitete Daten: Ihre Mobilfunknummer, Ihr WhatsApp-Profilname und ggf. Ihr Profilbild, die Inhalte und Zeitpunkte Ihrer Nachrichten sowie die zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlichen Angaben. Die Inhalte der Kommunikation sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt; WhatsApp bzw. Meta verarbeitet jedoch in eigener Verantwortung Metadaten (z. B. Geräte- und Nutzungsinformationen). Hierauf haben wir keinen Einfluss; insoweit gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von WhatsApp.

Zweck und Speicherung bei uns: Wir nutzen WhatsApp ausschließlich zur Kommunikation im Rahmen Ihrer Anfrage bzw. Buchung. Die für die Bearbeitung relevanten Inhalte übernehmen wir in unsere Anfrage- und Buchungsunterlagen (CRM, siehe Ziffern 4 und 6).

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kommunikation zur Anbahnung und Durchführung des Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, mit Ihnen über den von Ihnen gewählten Kanal unkompliziert zu kommunizieren).

Drittlandübermittlung: Dabei kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kommen. WhatsApp LLC ist für die im Zusammenhang mit den Diensten der WhatsApp Ireland Ltd. aus dem EWR und der Schweiz erhaltenen Daten unter dem EU-US Data Privacy Framework sowie dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); ergänzend kommen EU-Standardvertragsklauseln zum Einsatz.

Hinweis: Bitte übermitteln Sie uns über WhatsApp keine besonders sensiblen Informationen (z. B. Ausweis-, Gesundheits- oder Zahlungsdaten).

9. Angebots-, Vertrags- und Rechnungsabwicklung (E-Mail / Banküberweisung)

Wir bieten keine Online-Zahlung an. Nach Ihrer Anfrage erhalten Sie ein Angebot per E-Mail; die Zahlung erfolgt per Banküberweisung auf das im Angebot genannte Konto. Zur Vertragsanbahnung und -abwicklung verarbeiten wir Ihre Kontakt-, Vertrags- und Rechnungsdaten (z. B. Name, Anschrift, Reisedaten, Rechnungsbetrag, Zahlungsstatus).

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten).

Aufbewahrung: Als in Kap Verde ansässiges Unternehmen unterliegen wir den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nach kapverdischem Recht. Rechnungen und geschäftliche Korrespondenz bewahren wir für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume auf (orientierend, vergleichbar mit den in Deutschland geltenden Fristen von 6 bzw. 10 Jahren nach HGB/AO für Geschäftskorrespondenz und Buchungsbelege). Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht.

10. Interne Organisation und Teamkommunikation (Slack)

Für die interne Organisation und Abstimmung unseres Teams nutzen wir den Kommunikationsdienst Slack. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Slack Technologies Limited, Salesforce Tower, 60 R801, North Dock, Dublin, Irland, eine Gesellschaft des Salesforce-Konzerns (Salesforce, Inc., USA). Mit Slack/Salesforce besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Im Rahmen der internen Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Buchung können dabei personenbezogene Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Eckdaten Ihrer Anfrage oder Buchung) team-intern geteilt werden. Wir beachten dabei den Grundsatz der Datenminimierung und teilen intern nur die Angaben, die für die Bearbeitung erforderlich sind.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten internen Organisation und Zusammenarbeit); soweit die Abstimmung der Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. der Vertragserfüllung dient, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Drittlandübermittlung: Eine Verarbeitung in den USA (Salesforce, Inc. bzw. Slack Technologies, LLC) ist möglich. Die Zertifizierung der Salesforce, Inc. unter dem EU-US Data Privacy Framework (einschließlich UK-Erweiterung und Swiss-US DPF) umfasst ausdrücklich auch die Slack Technologies, LLC (Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln.

11. Videos (selbst gehostet)

Auf unserer Website eingebundene Videos hosten wir selbst über das CDN von Go High Level (siehe Ziffer 4). Es werden keine Videoplattformen Dritter (z. B. YouTube, Vimeo) eingebunden; ein Datentransfer an solche Plattformen findet nicht statt. Beim Abruf der Videos gelten die Angaben zu Server-Logfiles und CDN aus Ziffer 4.

12. Schriftarten

Wir binden Schriftarten lokal ein bzw. liefern sie über unser eigenes CDN aus. Eine Übermittlung Ihrer Daten (insbesondere Ihrer IP-Adresse) an Dritte findet dabei nicht statt.

13. Übersicht der Drittlandübermittlungen

• USA: Go High Level / HighLevel Inc. (Website-Hosting, CDN, CRM), Slack Technologies, LLC / Salesforce, Inc. (interne Teamkommunikation), WhatsApp LLC / Meta Platforms, Inc. (Messenger-Kommunikation, sofern von Ihnen genutzt) sowie – bei Nutzung des KI-Telefonassistenten – US-Sub-Auftragsverarbeiter von fonio (z. B. OpenAI, Deepgram). Grundlagen: EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO) und ergänzend EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
• Kap Verde: Sitz des Verantwortlichen; buchungsbezogene Daten. Kein Angemessenheitsbeschluss; Grundlage: Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Widerruf von Einwilligungen: Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. In Deutschland ist jedes Bundesland mit einer eigenen Aufsichtsbehörde zuständig; eine Übersicht finden Sie beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI). Sie können sich auch an unseren EU-Vertreter (Ziffer 2) wenden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an [email protected].

15. Speicherdauer, keine automatisierte Entscheidungsfindung, Änderungen

Speicherdauer: Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Danach werden die Daten gelöscht.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der KI-Telefonassistent (Ziffer 7) unterstützt lediglich die Erfassung Ihres Anliegens; über Ihr Angebot und die Buchung entscheiden Menschen.

Änderungen: Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern.

Stand: 15. August 2026

16. Ergänzende Hinweise für Nutzer aus der Schweiz (revDSG)

Für Personen in der Schweiz gilt zusätzlich das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG). Die Informationspflicht nach Art. 19 revDSG erfüllen wir mit dieser Erklärung. Danach informieren wir insbesondere über Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen, die Bearbeitungszwecke sowie die Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern. Wir geben Personendaten an die oben genannten Auftragsbearbeiter/Empfänger bekannt; eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt in folgende Staaten: USA (Go High Level/HighLevel Inc., Slack/Salesforce, WhatsApp/Meta sowie US-Sub-Auftragsverarbeiter von fonio; abgesichert über anerkannte Garantien, insbesondere Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln) und Kap Verde (Sitz des Verantwortlichen). Als betroffene Person haben Sie nach dem revDSG insbesondere das Recht auf Auskunft und Datenherausgabe/-übertragung sowie auf Berichtigung und Löschung. Zuständige Behörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).